İtiraz veya Şikayet Başvurularının Alınması:
Ankara İş Ekipmanları Belgelendirme Merkezinin belgelendirme sürecine yönelik olarak başvuru sahibi, belge sahibi, adaylar veya işverenleri herhangi bir iletişim vasıtası ile aşağıda belirtilen konularda yazılı ya da sözlü itirazda bulunabilirler;
-Belgelendirme Başvuru kararına,
-Sınav Değerlendirme ve kararlarına,
-Sınav sorularına,
-Gözetim kararlarına,
-Yeniden belgelendirme kararlarına,
-Belgenin askıya alınması veya iptali kararlarına,
Şikayetler ise gizlilik ve bilgi güvenliği şartları, süreçlerde yaşanan tüm faaliyetler, personel davranışları ile belgelendirme merkezinin faaliyet konuları hakkında tüm kişi, kurum ve kuruluşlar tarafından yapılabilir.
Belgelendirme merkezinin faaliyetlerinden kaynaklanan, itiraz konusu eylem ya da kararın gerçekleşmesinden itibaren 15(onbeş) gün içerisinde yapılan itirazlar ile şikayet konusu eylemin gerçekleşmesinden itibaren 12 (oniki) ay içerisinde yapılan şikayetler dikkate alınır. Bu süreler içerisinde yapılmayan itiraz ve şikayet başvuruları dikkate alınmaz. Tarafların kanuni hakları saklıdır.
İtiraz ve şikayetlere ilişkin başvuru, değerlendirme ve geri bildirim süreleri başvuru aşamasında başvuru sahiplerine bildirilecektir.
İtiraz sahibi; değerlendirme sonucundan memnuniyetsizliği dolayısıyla itirazını, ilk itirazına ilişkin sonucun kendisine tebliğ edilmesinden itibaren 15(onbeş) gün içerisinde yenileyebilir.
İtiraz ve şikayet kaydı, memnuniyeti temin etmek amacıyla belgelendirme merkezinde görevli herhangi bir personel tarafından kalite dokümantasyonunda belirlenen yöntem ile kayıt altına alınır.
İtiraz ve şikayetlerin kayda ve değerlendirilmeye alınabilmesi için başvuru sahipleri; Ad Soyad, eposta adresi, telefon numarası ve belge durumlarını vermekle yükümlüdür.
İtiraz Süreci:
Kayda alınan itirazın ilk değerlendirmesi kayıt tarihinden itibaren 15(onbeş) iş günü içerisinde, itiraz konusu kararı veren personel tarafından yapılır ve karar yeniden değerlendirilir.
İtiraz kararı veren personelin kararında değişiklik olmaması veya itiraz konusu kararı veren personelin verilen süre içerisinde izin, hastalık, işten ayrılma vb. sebeplerle değerlendirme yapma imkanının bulunmadığı hallerde doğrudan eşdeğer personel tarafından değerlendirme yapılır. Her iki halde de eşdeğer personelin değerlendirmesini yapma süresi 15(onbeş) iş günü ile sınırlıdır.
İtiraz sahibinin itirazını yenilemesi durumunda itiraz konusu, kalite standartları çerçevesinde kurulacak İtiraz ve Şikayet Komisyonu tarafından değerlendirilir.
İtiraz ve Şikayet Komisyonunu değerlendirmesini, ikinci itirazın alındığı tarihten itibaren 30 (otuz) iş günü içerisinde yapar.
Her değerlendirme adımında görevli personelin veya komisyonun yaptığı değerlendirmeler şirket müdürünün onaylamasını müteakip karar niteliği kazanır ve itiraz edene 3(üç) iş günü içerisinde eposta veya telefon aracılığı ile bildirilir.
Şikayet Süreci:
Şikayetler, İtiraz ve Şikayet Komisyonu tarafından değerlendirilir. İtiraz ve Şikayet Komisyonunu değerlendirmesini, şikayet kaydının alındığı tarihten itibaren 30 (otuz) iş günü içerisinde yapar.
Komisyonun yaptığı değerlendirme şirket müdürünün onaylamasını müteakip şikayet edene 3(üç) iş günü içerisinde eposta veya telefon aracılığı ile bildirilir.
İtiraz ve Şikayetlerin Değerlendirilmesinde Gizlilik ve Tarafsızlık Yönetimi:
İtiraz ve şikayetlerin ele alınmasında, değerlendirilmesinde veya karara bağlanmasında belgelendirme merkezi dışındaki yetkin kişilerden hizmet alınması durumunda, komisyonda görev alacak kişiler tarafsızlıklarını taahhüt etmek zorundadır.
İtiraz ve Şikayetlerin değerlendirilmesi aşamasında elde edilen kişisel veriler üçüncü taraflarla paylaşılmaz, gizli tutulur.
Resmi makamlara, kamu kurum ve kuruluşlarına bilgi verilmesini gerektiren durumlarda ilgili kişi paylaşılan bilgi ve belgeler hakkında bilgilendirilir.
Anlaşmazlıkların Çözümü:
İtiraz ve şikayet süreçlerinin işletilmesine rağmen, memnuniyetsizliği devam eden tarafların hukuki yollara başvuru hakları saklıdır. Anlaşmazlıkların çözümünde Ankara mahkemeleri yetkilidir.